Inhoud
Het gemeentebestuur ondersteunt in de mate van het mogelijke alle organisatoren van evenementen die plaatsvinden op het grondgebied van Sint-Gillis-Waas. Het evenementenloket overloopt stap voor stap alle elementen die bij de organisatie van een evenement komen kijken.
Evenementen checklist
Doorloop onderstaande checklist. Als je in onderstaande checklist 1 driehoekje of vierkantje moet aanduiden omdat het van toepassing is, dan moet je een aanvraag indienen.
De aanvraag voor een toelating van een evenement gebeurt via Eagle.
Voorwaarden
De aanvraag voor een toelating van een evenement gebeurt via Eagle 6 weken vóór de activiteit.
Procedure
Registreer je op Eagle en vul een online aanvraag in voor de organisatie van een evenement. Na het versturen van de aanvraag ontvang je een bevestiging per e-mail en kan de betrokken dienst beginnen aan de verwerking.
Let op: de aanvraag voor sommige zaken verloopt apart (zoals bv. zaalverhuur en logistieke materialen). Hieronder krijg je een overzicht wat je nog allemaal moet/kan aanvragen.
Auteursrechten
Billijke vergoeding
Billijke vergoeding is de vergoeding die moet betaald worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Deze billijke vergoeding moet altijd betaald worden, als opgenomen muziek (cd, radio, computer...) verspreid wordt in een publiek toegankelijke ruimte.
Sabam
Muziek mag je niet zomaar gebruiken. Volgens de wet op het auteursrecht heb je de toelating nodig van de componisten en auteurs. Sabam treedt op als tussenpersoon zodat je alles meteen kan regelen.
Aanvraag via Unisono
Je kan de auteursrechten en de billijke vergoeding voor jouw evenement in een klik regelen met de licentieaanvraag via Unisono. Neem zeker een kijkje op de website van Unisono.
Duurzaam organiseren
Vanaf 1 januari 2020 is het op alle evenementen verboden om dranken te serveren in wegwerpbekertjes of eenmalige drankverpakkingen. Herbruikbare bekers kan je reserveren via MIWA.
Communicatie
UiT in Sint-Gillis-Waas
Wil je jouw evenement bekendmaken bij het grote publiek? Geef je evenement in via de UiT-databank en ze verschijnt in de kalender op de gemeentelijke website en in het infoblad.
Aankondigingsborden
Een vrijetijdsactiviteit gepland met je vereniging? Gebruik de aankondigingsborden van onze gemeente om er extra reclame voor te maken. Meer info en het aanvraagformulier vind je hier.
Wil je een publiciteitsbord langs de gewestwegen plaatsen? Dan heb je de toelating van het Agentschap Wegen en Verkeer nodig. Het aanvraagformulier vind je terug op hun website.
Fuiven
Organiseer je een fuif, dan kan je een fuifkoffer ontlenen bij de gemeente. Daarin vind je heel wat praktische zaken om te gebruiken bij de organisatie van een fuif. Vraag de fuifkoffer hier aan.
Je vindt ook heel wat handige tips voor de organisatie van een fuif op ikorganiseer.be.
Huren van een gemeentelijke zaal
Als inwoner kan je verschillende gemeentelijke zalen huren. De gemeente heeft heel wat infrastructuur ten dienste van haar inwoners. Wil je kijken of een zaal beschikbaar is? Neem dan een kijkje op onze webshop. Wil je een zaal reserveren? Kies dan hier de zaal die je wil reserveren en vul het formulier in.
Huren van uitleenmateriaal
Daarnaast kan je als vereniging ook gemeentelijk uitleenmateriaal reserveren. Dat doe je hier.
Heeft de gemeente het gewenste materiaal tijdelijk niet? Geen probleem! Je kan ook terecht bij de provinciale uitleenpost.
Bewaking
De gemeente verleent jaarlijks, volgens de gemeentebegroting, een subsidie voor het inhuren van een bewakingsfirma bij het organiseren van jongerenfuiven door verenigingen. Deze verenigingen moeten door de gemeente erkend zijn. Wil je meer info? Neem hier dan gerust een kijkje.
Vrijwilligers
Werk je met vrijwilligers, vergeet ze dan zeker niet te verzekeren. Vlaanderen biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan. Interesse of meer info? Neem hier een kijkje.
Worden jouw vrijwilligers betaald, hou dan rekening met de begrenzingen van de vrijwilligersvergoeding.
Regelgeving
Algemeen politiereglement (GAS)
Bij de organisatie van een evenement moet de organisator zich aan het algemeen politiereglement houden. Bij een overtreding van dat reglement riskeer je een gemeentelijke administratieve sanctie(GAS). Alle info vind je hier.